INFORMÁCIÓK ÉS ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK CÉGEK RÉSZÉRE
Általános információk
A rendezvény címe: Magyar Kórházszövetség XXXVII. Kongresszusa
Helyszíne: Mátraháza, Hotel Ózon & Luxury Villas****superior (3233 Mátraháza, Ózon u. 1.)
Időpont: 2025. április 9-11.
Honlap: mkszkongresszus.hu
Email: mksz@korhazszovetseg.hu
Telefon: 06/20/235-0157, 06/20/234-7034
Jelentkezési határidő cégeknek: 2025. február 28.
Kötbérmentes lemondási határidő: 2025. március 9.
Jelentkezés formája: online a honlapon, emailen a kinyomtatott jelentkezési lap beküldésével.
1. A SZERZŐDÉS LÉTREJÖTTE
1.1. Szerződő Felek
A jelen Általános Szerződési Feltételek (továbbiakban: ÁSZF) szempontjából szerződő feleknek tekintendők egyrészről a Magyar Kórházszövetség (székhelye: 1113 Budapest, Ibrahim u. 19.; adószáma: 19000840-2-43; a továbbiakban: a Szervező), másrészről a Magyar Kórházszövetség által a Mátraháza, Hotel Residence Ózon területén szervezett XXXVII. Kongresszus és egészségügyi kiállításra (továbbiakban: Rendezvény) vonatkozó Céges Jelentkezési Lapot (továbbiakban: Jelentkezési Lap) kitöltő és beküldő partner (továbbiakban: Szerződő Fél).
1.2. A Szerződés létrejötte a Szerződő Fél által az mkszkongresszus.hu oldalon kitöltött Jelentkezési Lap beküldésével, vagy az online rendszerben kitöltött, kinyomtatott és aláírt, majd elektronikus úton az mksz@korhazszovetseg.hu címre visszaküldött formában történik. Szerződő Fél kijelenti, hogy megismerte és elfogadta a jelen ÁSZF-et, mely a Szerződés elválaszthatatlan részét képezi. Az online beküldött Jelentkezési Lap akkor tekinthető beérkezettnek, ha a Szerződő Fél az automatikus rendszerüzenetet megkapta.
1.3. Megrendelést visszaigazoló díjbekérő levél
Szervező a Jelentkezési Lap beérkezését követően a Szerződő Fél részére elküldi a megrendelést visszaigazoló díjbekérő levelet (továbbiakban: Díjbekérő), amelyben visszaigazolja a megrendelt igények teljesíthetőségét, annak díját, a rendelés számát, mely egyben a regisztrációs sorszám.
Amennyiben a Díjbekérő teljes összege a vonatkozó számlán megjelölt határidőben nem kerül jóváírásra a Szervező számláján, úgy egyoldalú, a Szerződő Félhez címzett írásbeli nyilatkozattal jogosult a Szerződéstől elállni és az alábbi 7.2 pont szerint kötbért követelni.
1.4. Adatvédelmi nyilatkozat
A Szervező nyilatkozik arról, hogy Szerződő Fél által a Jelentkezési Lapon rendelkezésre bocsátott adatait bizalmasan és kizárólag a kongresszus szervezése érdekében kezeli, harmadik személynek nem adja át. A természetes személyekkel kapcsolatos mindennemű információit mindenkor az Európai Parlament és a Tanács 2019/679 számú Általános Adatvédelmi Rendelete (GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) rendelkezéseinek megfelelően kezeli. A Rendezvényen előreláthatólag nagyszámú fotó- és videó felvétel készül mind a Szervező, mind a résztvevők részéről, amelyeknek felhasználásához Szerződő fél – tiltó nyilatkozata hiányában – hozzájárul. A résztvevők által készített fotó- és videó felvétel felhasználásával kapcsolatban a Szervező nem vállal felelősséget.
A Szerződő Fél a Jelentkezési Lap kitöltése során kötelezően nyilatkozik arról, hogy a Szervező adatvédelmi nyilatkozatát megismerte és az abban foglaltakat elfogadja. Az adatvédelmi nyilatkozat folyamatosan rendelkezésre áll a www.mkszkongresszus.hu oldalon.
2. A SZERZŐDÉSSEL ÉRINTETT FELEK
2.1. Szerződő Fél
Szerződő Fél azon természetes, vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság, amely a Rendezvényre a Jelentkezési Lapot kitölti és megküldi. A Szervező által kiállított számlák címzettje és kötelezettje (pl.: helydíj) alapesetben a Szerződő Fél lehet, kivételt képez ez alól, ha a Szerződő Fél írásban nyilatkozik a Fizető Fél belépéséről.
2.2. Fizető Fél
Azokban az esetekben, amikor a Szerződő Fél részére marketing-, pénzügyi-, vagy egyéb üzleti összefonódás miatt más lesz az igényelt szolgáltatások kifizetésére kötelezett, Szerződő Fél köteles erről a Jelentkezési Lap kitöltésével és megküldésével egyidejűleg, írásban nyilatkozni a Szervező felé. Szervező kizárólag ilyen módon tudja a díjbekérőt és a számlát a Fizető Fél részére kiállítani.
2.3. Kontakt személy/Számlázással kapcsolatos ügyintéző
A Jelentkezési Lapon kontakt személynek azt a személyt kell megjelölni, akivel a Szervező az igények pontosítását el tudja végezni. Amennyiben a számlázással kapcsolatos ügyintéző más személy, úgy a Jelentkezési Lap megfelelő mezőjében szükséges a számlázási email címet is megadni.
3. CÉGES JELENLÉT FORMÁI
3.1. Kiállítás
A kiállításon való részvételre a Szervező az alábbi lehetőségeket kínálja:
3.1.1. Kiállítói terület bérlése: a Szervező csak a standterületet biztosítja, 2 kW áramvételi lehetőség kiépítésével, 1 db asztal és 2 db szék bekészítésével, biztosítással és biztonsági őrzéssel, továbbá a területarányosan megállapított ingyenes regisztrációs lehetőséggel.
A kiállítók részére „kiállítói területi díj” felszámítása történik csak terület igénylése, vagy egyénileg épített stand esetén. A 2 kW áram, 1 db asztal és 2 db szék biztosítását, Szerződő Fél a Jelentkezési Lapon kérheti Szervezőtől, melyet külön bérleti díj nem terhel.
3.1.2. Épített stand bérlése: egységes, igényelt méret szerinti stand építése a Szervező által szerződtetett kivitelező cég részéről, berendezéssel, 2 kW árammal, biztonsági őrzéssel és területarányosan biztosított ingyenes regisztrációval.
A szervezőktől igényelt standépítés esetén az „épített stand” meghatározott és a jelentkezési felületen kihirdetett fix díja kerül felszámításra. A standok alapárának tartalma: 1 db nyitott infópult 1db polccal, 1 db fríztartó frízfelirattal (1 színből), 1 db spotlámpa/4 m2, 1 db 3-as elosztó, 1 db 67*67 cm asztal, tárgyalószék területarányosan (4 m2-ig 1 db, 4-6 m2-ig 2 db, 7-12 m2-ig 4 db, 13-16 m2-ig 6 db és 16 m2 felett 8 db) 1 db szemetes, szőnyegezés, kötelező felelősségbiztosítás, áramvételi lehetőség (2 kW-ig), biztonsági őrzés, ingyenes regisztrációs díj területarányosan*, kedvezményes regisztrációs lehetőség. (Az egységestől eltérő szőnyegválasztás az egyedi szőnyegezés szerinti díjazás ellenében lehetséges.)
3.1.3. A bérleti díj 2 KW áramigényt tartalmaz, az ezen felüli, valamint a határidőn túli és a helyszínen felmerült áramigények kiépítésének külön költsége van, amelyet az igénylőnek kell fizetni! Az áramigény kitöltésének elmaradása esetén a Szervező nem köteles az áramszolgáltatásról gondoskodni.
3.1.4. A Szervező által szerződtetett kiállítás kivitelező cég: Octosys Kft., ügyvezető Czuprik István, elérhető a 06/20/378-4944-es telefonszámon, vagy az info@octosyskft.hu e-mail címen.
A kiállítás kivitelezője az egységstandokon felül vállalja egyedi tervezésű és kialakítású standok megépítését is, illetve a standok berendezéséhez bútorok, tárgyak kölcsönzését. A kölcsönözhető bútorok, tárgyak árai külön listában találhatók. A listában kizárólag azokat a bútorokat, tárgyakat szükséges megjelölni, amelyeket a bérleti díj nem tartalmazza. Egyedi tervezésű és kialakítású stand igénye esetén a kiállítás kivitelezőjével közvetlenül szükséges az előzetes egyeztetés, melyet követően a Szervezőn keresztül történik a megrendelés. A Szervező a közvetlenül az Octosys Kft.-nél történt megrendelések esetleges hiányosságai miatt nem vállal felelősséget.
3.2. Kiállítói információk/feltételek
3.2.1. A Szervező a kongresszusi honlapján (mkszkongresszus.hu) közzéteszi a standkiosztási térképet, majd folyamatosan frissíti a foglalt standok helyét, ezzel is megkönnyítve a standhely választását.
3.2.2. A kiállítói terület/épített stand igénylése a bérelni kívánt terület (standhely) sorszámának és a kivitelezés formájának (kiállítási terület/épített stand) megadásával történik. A standterületek meghatározott méretűek, nagyságukban való eltérésre nincs lehetőség. Ezt a választásnál szükséges figyelembe venni. A standterületekhez meghatározott kivitelezési formától egyes esetekben van lehetőség eltérni, ezt a Szervezővel szükséges egyeztetni.
3.2.3. A jelentkezési határidőt (2025. február 28.) követően a beérkezett igények és a lehetőségek figyelembevételével készül el a végleges standtérkép, amelyen a standsorszámok az előzetes tervhez képest változhatnak, de a kiállító által választott és a Szervező által visszaigazolt stand fizikális helye nem változik. (Kivételt képez ez alól, ha a kiállítás megépítésével kapcsolatosan műszaki, vagy engedélyeztetési problémák merülnek fel, ebben az esetben a kiállító helyét a Szervező javaslata alapján Szerződő Fél előzetes jóváhagyásával lehet változtatni.)
3.2.4. A kiállításra történő jelentkezéskor célszerű több stand helyet is megjelölni, mert a kiállítási területek kiosztásánál a Szervező a jelentkezések sorrendje mellett a cég által benyújtott egyéb igényeket, a standhoz szükséges paramétereket és a kiállítás színvonalához szükséges egyéb szempontokat is figyelembe veszi. A Jelentkezési Lap elküldése előtt mindenképpen szükséges ellenőrizni a honlapon a választott standterület foglaltságát!
3.2.5. Kiállítási terület birtokba vétele
A kiállítási terület, vagy a Szervező által építtetett stand birtokba vétele kizárólag akkor történhet, amennyiben a Szerződő Fél az előzetesen megküldött Díjbekérő alapján a bérleti díjat a rendezvényt megelőzően rendezte és az erről szóló bizonylatot Szervező rendelkezésére bocsátja. Amennyiben Szerződő Fél a Díjbekérő összegét a megadott határidőig nem egyenlíti ki, úgy a Szervezőnek jogában áll a kiállítási terület (standhely) foglalást törölni és más Szerződő Fél számára kiadni.
3.2.6. Kiállítási terület bérlése
Egyénileg építtetett stand esetén a bérleti díj megfizetése mellett a Szervező által jóváhagyott standépítési tervdokumentáció megszerzése után vehető birtokba a terület, illetve azután kezdhető el az építési munka.
3.2.7. Az egyénileg épített standok esetén Szerződő Fél teljes garanciát vállal az általa megbízott kivitelező alvállalkozója által okozott bárminemű kárért. Az egyéni standépítés szabályait a Szervező külön levélben ismerteti az érintett Szerződő Féllel.
3.2.8. Az egyénileg épített standok esetében a Szerződő Fél saját felelőssége, hogy a standterületet az általa kijelölt/szerződtetett kivitelező a helyszínen megtekintse, felmérje. Amennyiben ennek elmaradásából következően a már legyártott standelemek nem férnek el az eredetileg kijelölt területen, az ebből eredő károkért a Szervező nem vállal felelősséget.
3.2.9. A Szervező által kijelölt kiállítási terület önhatalmúlag más kiállítóval nem cserélhető el, más kiállítóval való megállapodással nem növelhető, sem ingyenesen, sem ellenérték fejében nem adható tovább és kizárólag a Szervező előzetes írásbeli hozzájárulásával változtatható meg bármilyen módon.
3.2.10. A kiállítás végleges térképét és a különböző standhelyeken elhelyezkedő cégek elérhetőségi adatait, logóit a Szervező hivatalos kongresszusi honlapján jelenteti meg, amennyiben a résztvevő cégek a kért adatokat 2025. március 24-ig az mksz@korhazszovetseg.hu címre megküldik.
3.2.11. Kiállítás építés/nyitva tartás/bontás
- Építés: 2025. április 8-án 8.00 órától 2025. április 8-án 20.00 óráig, ezt követően építeni kizárólag előzetes engedéllyel lehetséges! Április 8-át megelőző építés kivételes esetekben, a Szervező előzetes jóváhagyása mellett lehetséges.
- Megnyitó: 2025. április 9-én 10.00 órakor (VÁLTOZHAT!)
- Bontás, szállítás: 2025. április 11-én 12.00 órától 20.00 óráig
3.3. A kiállításon túl az alábbi céges megjelenések lehetségesek
3.3.1. Hirdetés a kongresszusi digitális Programfüzetben/Magazinban
Az előre egyeztetett méret és formátum. Leadási határidő: 2025. március 10.
3.3.2 Névkitűző/regisztrációs kártya
A Szervező a Rendezvény résztvevői számára regisztrációs kártya használatát írja elő, melyet Szervező biztosít. A regisztrációs kártya első oldalára a résztvevők és igényeik azonosítására szolgáló adatok kerülnek, hátoldala cégreklám elhelyezésére ad lehetőséget. A regisztrációs kártya nyakba akasztható tokban kerül elhelyezésre, a nyakpánt szintén céglogóval ellátott, amelyet a cég biztosít a Szervező számára, az általa meghatározott db szám szerint 2025. február 16-ig.
3.3.3. Prospektus, szórólap, jegyzetfüzet/toll/ajándék elhelyezése a kongresszusi csomagban.
A kiválasztott terméket Szerződő Fél biztosítja 2025. április 2-ig, a Szervező pedig a termék elhelyezését vállalja a kongresszusi csomagokban. Darabszám: 1000 db. Amennyiben Szerződő Fél a megadott határidőig nem bocsátja a termékeket megfelelő darabszámban a Szervező rendelkezésére, úgy a termékek kongresszusi csomagban történő elhelyezése nem biztosítható. Ugyanakkor Szerződő Fél a megrendelt szolgáltatás díjának kifizetésére kötelezett.
3.3.4. Kongresszusi táska/mappa támogatása céglogóval
A támogatás összege nem fix, a két fél közötti megbeszélés alapján rögzítendő. A támogatás fejében és annak mértékétől függően Szerződő Fél jogosult a Szervező által kiválasztott kongresszusi táskán céglogóját kizárólagosan, vagy másik Szerződő Féllel osztottan megjeleníteni. A céglogó táskára/mappára helyezéséről/nyomásáról a Szervező gondoskodik.
3.3.5. Cégelőadás/szimpózium tartása a szekció üléseken
A Szervező az előre meghirdetett szakmai témákon belül, a szakmai előadások között lehetőséget biztosít cégek részére bemutatkozó/marketing előadások megtartására 5/10/15 perc időtartamban.
Szerződő Fél köteles a cégelőadás bejelentését 2025. február 16-ig a Jelentkezési Lapon megtenni, valamint az előadó nevét, az előadás címét és rövid kivonatát a Szervező részére megküldeni. Amennyiben ezeket az adatokat Szerződő Fél a meghatározott határidőig nem küldi meg a Szervező részére, úgy az előadás megtartásának lehetősége megtagadható, ellenben az igényelt szolgáltatás vonatkozásában a Szerződő Fél fizetési kötelezettsége továbbra is fennáll.
A cégelőadáson túl a Szerződő Fél igénye esetén Szervező díjfizetés ellenében lehetőséget biztosít hosszabb időtartamú (30-60 perc) szimpóziumok tartására. Ennek részleteit felek egymással előzetesen egyeztetik. A szimpózium helyét, idejét, témáját a Szervező a kongresszus szakmai programjában meghirdeti.
3.3.6. Logó, banner elhelyezése a kongresszusi honlapon
Az előre egyeztetett méret szerinti banner elhelyezésére biztosít lehetőséget a Szervező az mkszkongresszus.hu weblapján a kongresszusi jelentkezés megnyitásától a rendezvény zárását követő hónap végéig. Szerződő Fél szabadon megválaszthatja ezen időtartamon belül a megjelenés időszakát. A banner igény leadási határideje: 2025. február 16-ig.
3.3.7. Molinó, roll-up elhelyezése a konferencia helyszínén
A Szervező a rendezvény helyszínén a Szerződő Féllel közösen megállapodott helyen (konferencia termek, közlekedők, kiállítási területek, étterem) lehetőséget nyújt a Szerződő Fél által biztosított molinó/roll-up elhelyezésére. A molinó mérete nem haladhatja meg a 3m x 3m-t, felfüggesztéséről a Szervező gondoskodik. Amennyiben Szerződő Fél a molinót/roll-upot nem bocsátja a Szervező rendelkezésére 2025. április 2-ig, úgy a molinó/roll-up kihelyezése nem biztosítható. Ugyanakkor Szerződő Fél fizetési kötelezettsége továbbra is fennáll.
3.3.8. Céges videó vetítése a konferencia termekben, és/vagy a rendezvény helyszínén kihelyezett kommunikációs eszközökön
A Szervező céges videó, termékbemutató vetítésére nyújt lehetőséget a cégek számára. A videók vetítésére a konferencia termekben a szakmai előadások között, valamint a Szervező által a rendezvény helyszínén, különböző pontokon kihelyezett kongresszusi kommunikációs eszközökön van lehetőség, alkalmanként max. 3 percben. A videók leadási határideje: 2025. április 2., amely határidő elmulasztása esetén a videók vetítése nem biztosított, ugyanakkor Szerződő Fél fizetési kötelezettsége továbbra is fennáll.
3.3.9. Reklámanyag (banner, logó vagy fotó) elhelyezése a kongresszusi applikációban
A Szervező a kongresszusi programok, a kiállítás és az egyéb fontos információk kezelésére saját fejlesztésű applikációt alkalmaz (android és IOS letölthetőséggel). Az applikáción belül a Szervező a cégek részére különböző reklámfelületeket biztosít, ahová banner, logó vagy fotó helyezhető el. Az anyagok leadási határideje 2025. február 16., amelynek elmulasztása esetén a reklám/logó elhelyezése nem biztosított, de a Szerződő Fél fizetési kötelezettsége továbbra is fennáll.
3.3.10. Az applikáción belül a Szervező lehetőséget biztosít push üzenetek továbbítására a rendezvényen résztvevők teljes, vagy meghatározott körére vonatkozóan. A push üzenetek leadási határideje: 2025. április 3., akutan a helyszínen a regisztrációs stand nyitvatartási idején belül. A push üzenetek szövegét a Szervezőnek jogában áll felülbírálni, és amennyiben az sérti akár a Rendezvény, akár annak egy-egy résztvevőjének jogos érdekét, úgy annak továbbítását megtagadhatja.
3.3.11. Beléptető kapukon reklám elhelyezése
A Szervező a rendezvény helyszínén kihelyezett beléptető kapukon reklám-matricák elhelyezését biztosítja. A beléptető kapuk számát és a reklámfelület méretét a Szervező 2025. március 24-ig ismerteti Szerződő Féllel. Szerződő Fél köteles az elkészített matricákat 2025. március 30-ig a Szervező rendelkezésére bocsátani. Szervező igény esetén vállalja a matricák legyártását Szerződő Fél számára, ennek díjáról előzetesen egyeztetnek. Ebben az esetben a nyomdakész anyag leadási határideje: 2025. március 30. A fizetési határidők elmulasztása nem jár a fizetési kötelezettség feloldásával.
3.3.12. Facebook poszt
A Szervező saját FB felületén a Rendezvénnyel összefüggő céges reklám poszt kihelyezését vállalja, amennyiben az nem sérti a Rendezvény, annak egyéni és céges résztvevőinek érdekeit. Leadása: 2025. januártól április végéig folyamatosan.
3.3.13. Társasági program támogatása, megbeszélés szerinti reklám lehetőséggel
A Szervező a rendezvény két estéjén szervezett társasági programokhoz kötődő megjelenési lehetőséget biztosít. Ennek díjazásáról és a megjelenési lehetőségekről egyéni egyeztetést követően állapodnak meg.
3.3.14. A Szervező - egy külsős szerződtetett alvállalkozóval közösen – vállalja céges egyedi kialakítású, szabadulószoba jellegű (Pop-up Boksz) standhely kialakítását. Erre a felkészülés legalább 2 hónapot vesz igénybe, ezért az igény leadásának határideje: 2025. február 28.
3.3.15. Lobbyban lelógatott óriás zászló: a helyszín sajátos adottsága alapján a lobbyban lehetőség van a korlátokra óriás cégzászlót/molinót lelógatni reklám, figyelem felkeltés céljából. Egyedi reklámlehetőség, előzetes egyeztetés mellett. Az ár függ a mérettől és a darabszámtól. A zászlókat/molinókat alpintechnikával helyezik fel. A jelentkezési igény leadási határideje: 2025. február 16.
3.3.16. Főbejárati digitális képernyő reklám: a hotel főbejáratával szembeni falra elhelyezett digitális eszközön nyújtott reklámlehetőség. Fotómontázs, rövid videó megjelenítésére alkalmas, folyamatos lejátszás mellett.
3.3.17. Panoráma teraszon „I love Ózon” feliratos hinta jellegű fotópont: a hinta kerete feliratozható, így a csodálatos panoráma mellett a cég felirata is megörökítődik 1-1 fotó készítése alkalmával. A lehetőség főtámogatói csomag része.
3.3.18. Lift melletti oszlopok és mosdóban lévő tükrök matricázása: ezek a lehetőségek főtámogatói és kiemelt támogatói csomagokban érhetők el. Választásuk esetén a méretek és a konkrét helyszínek Szerződő Felek közötti egyeztetés során kerülnek pontosításra.
3.3.19. Főtámogatói és kiemelt támogatói csomagok: Szervező a nagyobb támogatást nyújtó cégek számára külön csomagokat állított össze, amelyben olyan megjelenési lehetőségeket is biztosított ezen cégek részére, amelyek külön nem érhetők el. A csomagok összeállítása során Szervező arra törekedett, hogy az összeválogatott megjelenések egy komplett, összefüggő és egyedi bemutatkozási lehetőséget jelentsenek a támogatóknak.
3.3.20 Fentiek mellett lehetőség van a Magyar Kórházszövetség pártoló tagjai közé lépni, mely különböző kedvezményeket jelent a kiállítási igények tekintetében is. Ennek feltételeiről és az ezzel járó előnyökről igény esetén a Szervező tájékoztatást nyújt.
4. FIZETÉSI FELTÉTELEK
4.1 A Szerződő Fél a Rendezvényen/Kiállításon történő részvételért regisztrációs, bérleti és/vagy egyéb marketing díjat tartozik fizetni. A díjak összege az mkszkongresszus.hu oldalon, az Áraink menüpont alatt, és a Jelentkezési Lapokon megtekinthetők.
4.2. Szervező a Rendezvényt megelőzően megrendelt igényekről 100%-os Díjbekérőt állít ki, a kiállítástól számított 10 napos fizetési határidővel. Szerződő Fél a Díjbekérőn megjelölt fizetési feltételek szerint köteles eljárni. A Díjbekérő összegének átutalásánál a beazonosítás érdekében feltétlenül szükséges a közlemény rovatban a díjbekérő sorszámára történő hivatkozás. Szerződő Fél regisztrációja a banki jóváírás után érvényes, a határidőre történtő befizetés elmulasztása esetén a rendszer automatikusan törli a megrendelt igényeket.
A Díjbekérőn feltüntetett számlázási adatokat (név, cím, adószám) kiegyenlítés előtt ellenőrizni szükséges, mert az összeg beérkezését követően a Szervezőnek nem áll módjában azt javítani.
4.3. A Rendezvény helyszínén megrendelt szolgáltatások díját a Szerződő Fél köteles a helyszínen készpénzben, vagy bankkártyás fizetéssel kiegyenlíteni.
4.4. Az előleg beérkezését követően a Szervező a számla befizetője számára a banki jóváírás napjával megegyező teljesítési időponttal előlegszámlát állít ki, majd a Rendezvény megtartását követő 15 napon belül végszámlát küld.
4.5. A megrendelt tételekről kiállított Díjbekérő, Előleg- és Végszámla digitális formában kerül továbbításra a Szerződő Fél számára. Amennyiben Szerződő Fél jelzi az eredeti dokumentumok postázásának igényét, úgy Szervező postázási költséget számít fel, melynek díja a Jelentkezési Lapon feltüntetésre kerül.
4.6. Fizetési Késedelem
A jelen Szerződésen alapuló bármely fizetési kötelezettség késedelme esetén a Szervező évi 20% késedelmi kamatot számol fel. A kiegyenlítés tényét a Szerződő Fél a Regisztrációs standnál köteles igazolni.
Fizetési késedelem esetén Szervező online rendszere automatikusan törli Szerződő Fél megrendelt igényeit.
4.7. Általános Forgalmi Adó (ÁFA)
Szervező által nyújtott valamennyi szolgáltatás komplex, esetenként közvetlen szolgáltatásnak minősül, ezért az általános forgalmi adóról szóló mindenkor hatályos törvényben meghatározott mértékű ÁFA terheli.
4.8. Regisztrációs díj
4.8.1. A Rendezvényen való részvétel regisztrációhoz kötött. A regisztráció a Jelentkezési Lap kitöltésével történik, amelyen az igényelt szolgáltatások is megadhatók. A kiállító/támogató cégek részére területarányosan ingyenes regisztráció, illetve kedvezményes regisztrációs lehetőséget biztosított.
a) Kiállító cégek részére: Területarányosan az alábbiak szerinti ingyenes regisztráció adható, ezen felüli részvételi igény esetén a „Támogató cégképviselők kedvezményes regisztrációja” kategóriát kiválasztva lehet regisztrálni.
• 4-10 m2-ig: 1 db 3 napos, vagy 2 db 1 napos
• 11-25 m2-ig: 2 db 3 napos, vagy 5 db 1 napos
• 26-40 m2-ig: 3 db 3 napos, vagy 7 db 1 napos
• 41-70 m2-ig: 4 db 3 napos, vagy 10 db 1 napos
• 70 m2 felett: 5 db 3 napos, vagy 12 db 1 napos
A résztvevői Jelentkezési Lapon Szerződő Fél köteles megjelölni az ingyenes regisztrációs kártyát igénybe vevő személy nevét.
b) Céges előadók részére:
• Az előadó az előadása napján díjmentesen vehet részt a kiállításon és a szakmai programon
• További részvételi lehetőség a cég részéről regisztrációs díj vásárlásával történhet!
c) Hirdetés, molinó és egyéb megjelenés esetén:
• Kizárólag ezen megjelenési formák megrendelése esetén nem jár ingyenes regisztráció. A cég munkatársainak részvétele a „Támogató cégképviselők kedvezményes regisztrációja” díjfizetés ellenében lehetséges.
4.8.2. A regisztrációs díj nem tartalmazza a szállás, étkezés, társasági programokon való részvétel költségét. A regisztrációs díj tulajdonosa jogosult a szakmai programokon és a kiállításon történő részvételre, kávészünetben a fogyasztásra. A kongresszuson bármilyen programon való részvétel regisztrációs kártya használatához kötött, melynek meglétét a biztonsági személyzet bármikor ellenőrizheti! A regisztrációs kártya minden esetben névre szóló, az más részére át nem ruházható!
5. A BIZTOSÍTÁS, BIZTONSÁGI ŐRZÉS
5.1. Felelősségbiztosítás
Szervező a rendezvény időpontjára tevékenysége teljes vonatkozásában, külön kiemelten az általa szerződtetett cég standkivitelezési munkálataira felelősségbiztosítással rendelkezik. Az egyénileg épített standok esetében a Szerződő Fél a Hotel Residence Ózon területén tevékenysége időtartamára, kiállítói, valamint saját kivitelezésben és/vagy alvállalkozói által végzett építői (berendezői, bontói stb.) minőségében és felelősségéből eredő véletlen, váratlan (balesetszerű) károkozásaira érvényes felelősségbiztosítással kell rendelkezzen.
5.2. Biztonsági őrzés
A kiállítás építésének ideje, illetve a kongresszus időtartama alatt a Szervező által megbízott biztonsági személyzet gondoskodik a standokon hagyott értékek megóvásáról.
6. ZAJVÉDELEM
Pilóta nélküli légi járművek, drónok használatának tilalma
A kiállítási területen szigorúan tilos pilóta nélküli légi járművek, drónok használata, behozatala, illetve berepültetése. Szerződő Fél tudomásul veszi, hogy a jelen pont szerinti kötelezettség megszegése esetén a biztonsági személyzet jogosult a pilóta nélküli légi járművek, drónok kiállítási területről történő azonnali eltávolításáról gondoskodni. A Szerződő Felet terheli kizárólagosan és korlátlanul minden felelősség azért a vagyoni kárért, amely a jelen pont szerinti kötelezettsége megszegéséből ered – ide értve különösen a harmadik személynek és/vagy a Szervezőnek okozott kárt is, továbbá az esetleges pilóta nélküli légi járművek, drónok használata miatt kiszabott bírság fizetését is, valamint a Szervező jelen pont szerinti kötelezettség megszegés miatt szükségessé vált intézkedése során az eszközben esetlegesen bekövetkező kárt is.
7. LEMONDÁS/MÓDOSÍTÁS ÉS JOGKÖVETKEZMÉNYEI
7.1. A részvétel lemondása
A szerződés létrejöttét követően a Szerződő Fél a Jelentkezési Lapon megadott igényeit kizárólag írásban, a Szervező részére az mksz@korhazszovetseg.hu email címre, vagy postai úton a Magyar Kórházszövetség 1113 Budapest, Ibrahim u. 19. címre megküldve módosíthatja, vagy mondhatja le (továbbiakban: Lemondás). A Lemondás attól az időponttól hatályos, amikor a lemondó nyilatkozat a Szervezőhöz megérkezik. Lemondásnak minősül az is, ha a Szerződő Fél, vagy az általa szervezett kiállító a kiállításon a kiállítás megnyitása előtt 24 órával kiállítási területét nem foglalja el és későbbi érkezését írásban a Szervező által visszaigazoltan nem jelzi (a továbbiakban: a „Távolmaradás”). Lemondás esetén a Szerződő Fél részére kijelölt kiállítási területet a Szervező jogosult másnak bérbe adni, ezért a Magyar Kórházszövetséget semmiféle jogcímen nem terheli kártérítési kötelezettség.
7.3. Kötbérmentes lemondási határidő: 2025. március 9. Amennyiben Szerződő Fél a részvételét írásban 2025. március 10. és március 24. között lemondja, a befizetett díjak 70%-a, 2025. március 25-től beérkezett lemondás esetén a befizetett díjak 100%-a Meghiúsulási Kötbérként fizetendő.
Amennyiben a megrendelt szolgáltatás teljesítése a Szervező kizárólagos hibájából hiúsul meg, úgy a befizetett összeg 2025. május 9-ig 100%-ban visszafizetésre kerül.
7.4. Amennyiben a megrendelés a lemondási határidőn túl érkezik, és azt követően a Szerződő Fél a megrendelt szolgáltatást mégsem igényli (lemondás), úgy a Szerződő Fél részéről a megrendelt szolgáltatás értékének 100%-a fizetendő.
7.5. Módosítás
Szerződő Fél tudomásul veszi, hogy a leadott igények módosítása kizárólag írásban lehetséges és maximum 2 alkalommal díjmentes. Ezen felüli módosításokért a Szervező 3.500 Ft + 27% ÁFA/fő/alkalom adminisztrációs költséget számít fel!
8. REKLAMÁCIÓ
A Szerződő Fél a kiállítás szervezésével, kivitelezésével, üzemeltetésével, lebonyolításával stb. kapcsolatos reklamációit - a bizonyíthatóság érdekében - a kiállítás üzemelésének bezárásáig, a számlázással kapcsolatos észrevételeit pedig a Díjbekérő fizetési határidejének lejártáig írásban jelezheti Szervező felé. A megadott határidők után érkező reklamációkat a Szervező nem tudja figyelembe venni.
9. HAMISÍTÁS
A Szerződő Fél a Jelentkezési Lap aláírásával kijelenti és szavatolja, hogy az általa a kiállításon bemutatott termékre vonatkozó szellemi tulajdonjognak jogosultja, vagy megszerzett minden engedélyt és felhatalmazást annak jogosultjától a termék bemutatására. A Szerződő Fél vállalja, hogy harmadik személy szellemi tulajdonjogát tiszteletben tartja. Tilos a kiállításon olyan termék bemutatása, amely más szellemi tulajdonjogát sérti, hamis. Amennyiben a Szerződő Félnek a tudomására jut/hozzák, hogy szellemi tulajdonjogot sért, akkor vállalja/mindent megtesz, hogy a jogsértést mielőbb megszüntesse és a jogsértő termékeket eltávolítsa. A Szerződő Fél köteles gondoskodni arról, hogy az általa kiállított termékre megszerzett oltalmat megfelelően igazolja a kiállítás során. A Szervező kizárja a felelősségét a kiállításon megjelentetett hamisított termékekért, ugyanakkor a jogérvényesítéshez szükséges teendőkről kész felvilágosítást adni.
10. VIS MAIOR
10.1. Felek megállapodnak, hogy amennyiben a jelen szerződés teljesítése bármely fél részéről olyan, számára előre nem látható és el nem hárítható okból, amelynek kialakulásáért az adott fél nem felel (vis maior), lehetetlenné válik, úgy a szerződést bármely fél a vis maior fennállása alatt, a másik félhez intézett egyoldalú, írásbeli, a megszüntetési okot is magában foglaló nyilatkozattal felmondhatja. Vis maior ok bekövetkeztéről az arról tudomást szerző fél köteles a másik felet késedelem nélkül tájékoztatni. A szerződés vis maior miatti megszűnése esetén a szolgáltatással nem fedezett kifizetések visszajárnak, míg a ki nem egyenlített szolgáltatások díját ki kell fizetni. A feleknek egyéb fizetési kötelezettségük vis maior esetében egymás felé nincs. Felek a szolgáltatások ellenértékével a szerződés megszűnésétől számított 15 napon belül kötelesek egymással elszámolni és a kiegyenlítést az e pontban írtak szerint elvégezni.
10.2. Pandémiás helyzettel összefüggésben a felek megállapodnak, hogy a járvány fennállását akkor tekintik a szerződéstől történő elállást megalapozó vis maiornak, ha
a) a Rendezvény időpontját megelőzően hatályos jogszabály, vagy hatósági rendelkezés akár országosan, akár a Szervezőt vagy annak tagintézményeit, és/vagy az intézmények dolgozóit illetően tiltja a Rendezvény tervezett létszámára tekintettel annak megtartását, vagy annak megtarthatóságát a tervezett létszámnál alacsonyabb létszámhoz köti.
b) a Rendezvény időpontját megelőzően hatályos jogszabály vagy hatósági rendelkezés akár országosan, akár a Szervezőt vagy annak tagintézményeit, és/vagy az intézmények dolgozóit illetően tiltja a Rendezvény tervezett létszámára tekintettel az azon történő részvételt, vagy annak lehetőségét a tervezett létszámnál alacsonyabb létszámhoz köti.
Felek megállapodnak abban, hogy fenti esetekben az alábbiak szerint járnak el:
- elsősorban arra törekednek, hogy kölcsönösen találjanak egy halasztott, új időpontot a rendezvény lebonyolítására,
- amennyiben a rendezvény halasztott időpontban történő megrendezése is akadályoztatott, úgy felek a vis maior esetére érvényes szabályozás szerint számolnak el egymással, egymás addigi költségeinek teljes megtérítése mellett.
11. IRÁNYADÓ JOG, JOGVITÁK RENDEZÉSE
A jelen Szerződésben külön nem szabályozott kérdésekre a magyar jog szabályai irányadók. A Felek esetleges vitáikat igyekeznek békés úton rendezni. Ha ez a törekvés mégsem vezet eredményre, a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróságok járnak el.
Szervező jogosult a jelen Általános Szerződési Feltételek egyoldalú módosítására. Az Általános Szerződési Feltételek módosításáról Szervező a Szerződő Felet 15 nappal korábban írásban értesíti. Amennyiben a Szerződő Fél az értesítésben megadott határidőn belül nem nyilatkozik, úgy a Szerződő Fél részéről a módosítás elfogadottnak tekinthető.